Crecimiento Personal

Oficina Eficiente

Para decirte cuáles son las herramientas de oficina que no pueden faltarte si quieres ser eficiente y disfrutar de tu trabajo voy a contarte brevemente cómo lo descubrí.

El día que me ascendieron de puesto y entré en lo que sería mi oficina durante más de 15 años me sentí tan abrumada que no supe cómo comenzar.

Había mucho desorden y desorganización, no encontraba la documentación esencial de la empresa como contratos, títulos de propiedad, pólizas de seguro, en fin, nada estaba clasificado y todo era caos.

Al menos desde mi perspectiva.

Los primeros meses fueron tremendos, para cada papel que me solicitaban tardaba muchísimo en encontrarlo y entregarlo, de modo que no me sentía eficiente.

Con ese panorama era muy difícil disfrutar mi ascenso y mi nuevo puesto. Algo tenía que cambiar.

Debía cambiar de perspectiva. Tomar acción.

La clasificación

Photo by Tim Gouw on Unsplash
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Para ese entonces, había pocos insumos de oficina ya que no había mucho presupuesto pero tenía los suficientes para decidir que eso no iba a detenerme.

Y aunque parezca algo muy obvio, el ordenador fue mi mejor aliado en todo ese proceso. Hasta ese momento era un simple ordenador para hacer informes y cálculos. Era hora de sacarle el máximo provecho.

Lo primero que tenía que hacer urgente CLASIFICAR.

Busqué la documentación más importante y la organicé en carpetas colgantes. Rotuladas.

Allí fue donde descubrí que con Excel podía hacer las etiquetas que necesitaba tanto para las carpetas como para las cajas en donde archivé los papeles más antiguos.

Una de las tantas utilidades que le encontré, además de planillas para control de gastos y vencimientos.

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La organización de tareas

Photo by The Girlloop on Unsplash
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Una agenda es un elemento que tampoco puede faltar en tu oficina organizada. Ya sea de papel o electrónica. O ambas.

Personalmente yo he utilizado una agenda de papel y complementé con la que viene incorporada en el Microsoft Outlook ya que tiene ventanas emergentes para los avisos. También puedes utilizar el calendario de Google si lo prefieres. Encuentra lo que mejor te beneficie o se ajuste a tu modo de trabajar.

El escritorio

Photo by Plush Design Studio on Unsplash
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Tal como te comenté en Disfruta tu trabajo tener el escritorio organizado es super importante a la hora de preparar informes o recabar información.

Para tal fin puedes utilizar, al igual que yo, bandejas apilables para clasificar facturas, informes, papeles para archivo… en fin todo aquello que puede estar sin ordenar encima de tu escritorio.

Toda aquella documentación que sabes que tienes que tener a tu alcance para cuando te lo soliciten.

Además de los insumos de oficina, el Excel, Outlook, existen otras herramientas muy útiles como Microsoft Word y el Access.

El Access es una herramienta maravillosa para el almacenamiento y consulta de datos. No necesitas aprender código de programación para utilizarla porque con que sepas emplear los componentes básicos podrás realizar informes muy útiles para mejorar tu eficiencia.

Por supuesto que si quieres ir más allá, aprendes a utilizar el código de programación y lo aplicas en esta herramienta, le sacarás mucho más provecho pero para comenzar no es necesario y podrás crear informes increíbles de todos modos.

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La motivación

Photo by Jon Flobrant on Unsplash
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Motivarte es un factor muy importante a la hora de disfrutar lo que haces. No esperes que los demás te motiven, tú te conoces mejor que nadie, tú debes hacer esto por ti. Eres el creador de tu realidad no lo olvides.

Que no estés en el trabajo que te gusta no significa que no puedas disfrutarlo. El camino hacia eso que buscas puedes hacerlo especialmente maravilloso. Depende de ti. Ve a por ello!!!

Oficina Eficiente Resumen

  • Motivación (propia)
  • Microsoft Excel
  • Microsoft Word
  • Microsoft Access
  • Agenda personal
  • Insumos de oficina (carpetas, cajas, etiquetas)

Y tú? Cómo organizas tu oficina? Puedes disfrutar? Cuéntame en los comentarios y no te olvides que eres el «hacedor», tú puedes cambiar tu realidad. Te deseo muchos éxitos!!!

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Esta entrada tiene 2 comentarios

    1. Muchas gracias Diego! Me alegro que te haya gustado!

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